TUGAS POKOK DAN FUNGSI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
Berdasarkan Keputusan Rektor UM tentang Penugasan Personalia Pengelola PPID Tahun 2023 [unduh]
- Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID dan PPID Pelaksana di lingkungan Universitas Negeri Malang.
- Menyelesaikan keberatan atas Permintaan Informasi Publik
- Mewakili Badan Publik di dalam proses penyelesaian sengketa di Komisi Informasi dan/atau di Pengadilan.
- Menyelesaikan keberatan atas Permintaan Informasi Publik
- Menetapkan dan mengangkat PPID dan PPID Pelaksana di Universitas Negeri Malang
- Menetapkan arah kebijakan layanan Informasi Publik di Universitas Negeri Malang
- Menyusun dan melaksanakan kebijakan layanan Informasi Publik
- Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan layanan Informasi Publik
- Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik
- Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan dokumen Informasi Publik dari PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi di UM
- Melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik
- Menentukan Informasi Publik yang dapat diakses publik dan layak untuk dipublikasikan
- Melakukan pengujian tentang konsekuensi atas Informasi Publik yang akan dikecualikan
- Melakukan pengelolaan, pemeliharaan, dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik
- Menyediakan Informasi Publik secara efektif dan efisien agar mudah diakses oleh publik
- Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi.
- Menetapkan kebijakan layanan Informasi Publik
- Menetapkan laporan pelaksanaan kebijakan layanan Informasi Publik
- Melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik
- Meminta klarifikasi kepada PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik
- Menetapkan dan memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi atas Informasi Publik yang akan dikecualikan, dengan persetujuan Atasan PPID
- Menolak Permintaan Informasi Publik dengan menyampaikan pertimbangan secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk Informasi yang dikecualikan atau rahasia, dengan persetujuan Atasan PPID
- Menugaskan PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi untuk membuat, mengelola, memelihara, dan/atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik
- Menetapkan strategi dan metode pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi
- Berkoordinasi dengan Walidata baik di tingkat Universitas, Fakultas, Lembaga, Direktorat, UPT dan Unit Kerja lainnya
- Membantu PPID melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya dengan berkoordinasi dengan PPID Pelaksana Fakultas, Lembaga, Direktorat, UPT dan Unit Kerja Lainnya.
- Melaksanakan kebijakan teknis layanan Informasi Publik yang telah ditetapkan PPID
- Mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik
- Mengumpulkandokumen Informasi Publik dari Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik
- membantu PPID melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik
- Membantu membuat, mengelola, memelihara, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik
- Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan Informasi Publik agar mudah diakses oleh publik
- Meminta dokumen Informasi Publik dari Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik
- Meminta klarifikasi kepada Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik
- Menugaskan Petugas Pelayanan Informasi untuk menyiapkan dokumen untuk membantu PPID dalam melaksanakan pengujian konsekuensi atas Informasi Publik yang akan dikecualikan atau pembuatan pertimbangan tertulis dalam hal suatu Informasi Publik dikecualikan atau Permintaan Informasi Publik ditolak.
- Tim Pertimbangan bertanggungjawab membantu merumuskan pertimbangan tertulis, Daftar Informasi Publik, dan Informasi yang dikecualikan di Universitas Negeri Malang.
- Memberikan usulan kebijakan dan perencanaan program layanan informasi publik
- Membantu PPID Pelaksana Universitas melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya
- Melaksanakan kebijakan teknis layanan Informasi Publik yang telah ditetapkan PPID di linkungan Fakultas,lembaga, Direktorat, unit kerja.
- Mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik di lingkungan Fakultas, Lembaga, Direktorat, Unit Kerja.
- Mengumpulkan dokumen Informasi Publik dari Petugas Pelayanan Informasi di Fakultas, Lembaga, Direktorat dan Unit Kerja
- Membantu PPID melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik yang disampaikan melalui e-DIP.
- Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan Informasi Publik agar mudah diakses oleh publik di lingkungan Fakultas, Lembaga, Direktorat dan Unit Kerja
- Melaksanakan dan mengkoordinir segala kebutuhan yang pendukung pelaksanaaan Layanan Informasi di Ruang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Universitas Negeri Malang.
- Melaksanakan layanan atas informasi publik
- Menerima permohonan Informasi yang masuk ke UM
- Menyampaikan informasi secara cepat, tepat berkualitas
- Membuat laporan layanan Informasi Publik secara berkala
- Mengunggah Informasi publik yang sudah ditetapkan pimpinan dan PPID
- Membantu PPID Pelaksana untuk mendokumentasikan, mengumpulkan dan menyimpan dokumen informasi dari PPID Pelaksana Fakultas, Lembaga dan Unit Kerja
- Membantu PPID dalam memutakhirkan informasi.
- Mengelola jaringan UM sesuai kebutuhan informasi publik.
- Menyediakan layanan aplikasi pengembangan, dan inovasi layanan PPID
- Mengumpulkan seluruh dokumentasi yang berkaitan dengan kebutuhan layanan PPID
- Membuat daftar dokumentasi yang telah tersimpan berdasarkan retensi arsip.
- Membantu PPID dalam memutakhirkan kebutuhan dokumentasi.
- Mengklasifikasikan seluruh data informasi yang ada di PPID
- Melakukan tindaklanjut bila ada sengketa dalam layanan informasi PPID Universitas Negeri Malang.
- Melaksanakan layanan informasi publik dengan penuh tanggung jawab
- Mematuhi semua ketentuan yang berkaitan dengan layanan informasi publik dengan baik dan benar
- Mencatat dan melaporkan setiap pekerjaan yang dilakukan dalam laporan kegiatan harian